Til socialministeren (11/5 99) af:

Tove Fergo (V):

»Består der, vedrørende materiale, der er omfattet af aktindsigten og er en del af en sags akter, men som den konkrete forvaltningsinstans, der behandler den pågældende sag, ikke selv har indhentet, en pligt for forvaltningsinstansen til på klientens begæring at drage omsorg for, at aktindsigten effektueres, eller kan forvaltningen henvise klienten til selv at søge aktindsigten opfyldt uden om forvaltningen?«

Der henvises til besvarelsen af spørgsmål nr. S 1706.

Socialministeren (Karen Jespersen):

Som begrundelse for spørgsmålet henvises til besvarelsen af spørgsmål S 1706. Som anført i dette svar omfatter adgangen til aktindsigt som udgangspunkt alle dokumenter, der indgår i en sag, bortset fra internt arbejdsmateriale.

Afgørende for, om dokumentet er omfattet af partens adgang til aktindsigt efter forvaltningslovens §§ 9 - 15 er således, om dokumentet er indgået i sagen. Det er ikke afgørende, på hvilken måde, dokumentet er kommet i myndighedens besiddelse, herunder er det ikke afgørende, om myndigheden selv har indhentet dokumentet.

Afgørelsen af, om og i hvilken form en begæring om aktindsigt skal imødekommes, træffes af den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 16, stk. 1.

Det er derfor denne myndighed, der skal behandle en begæring om aktindsigt, herunder tage stilling til eventuel undtagelse af dokumenter eller oplysninger.

Hvis dokumentet ikke er i myndighedens besiddelse, fx fordi det er forelagt en anden myndighed til udtalelse, kan myndigheden bede den anden myndighed om at drage omsorg for aktindsigtens gennemførelse. Den anden myndighed har dog ikke kompetence til at tage stilling til omfanget af aktindsigten. Ved tvivl om, hvorvidt begæringen om aktindsigt kan imødekommes, vil der derfor ofte være behov for, at akterne returneres til den kompetente myndighed til afgørelse af omfanget af aktindsigten.

I de tilfælde, hvor dokumentet er indgået i myndighedens sag, kan myndigheden ikke henvise parten til at rette sin begæring om aktindsigt til anden myndighed eller til private, fx til den, der har udfærdiget dokumentet.